La Società Azienda Specializzata Settore Multiservizi (ASSM) S.p.A., Titolare del trattamento, desidera fornire informazioni riguardo il trattamento dei dati personali di candidati e offerenti, trattati nell’ambito delle procedure di appalto di lavori e per l’acquisizione di beni e servizi.
Questa informativa viene resa in accordo ai principi di trasparenza e correttezza e nel rispetto dei Suoi diritti, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati personali.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il titolare del trattamento è la Società Azienda Specializzata Settore Multiservizi (ASSM) S.p.A., Via Roma 36 – 62029 Tolentino (MC), Tel. 0733-95601, email segreteria@assm.it, PEC segreteria.assm@legalmail.it
RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI (“RPD”)
ASSM S.p.A. ha individuato un Responsabile della Protezione dei Dati al quale è possibile rivolgersi per qualunque informazione inerente il trattamento dei dati personali, l’esercizio dei diritti degli interessati, le politiche e le misure di sicurezza adottate, l’elenco dei responsabili che effettuano operazioni di trattamento sui dati personali.
Il Responsabile della Protezione dei Dati può essere contattato all’indirizzo: dpo@assm.it
ORIGINE DEI DATI
I dati sono acquisiti direttamente presso candidati e/o offerenti, conferiti in occasione dell’avvio delle procedure di appalto, dell’instaurazione dei rapporti o in occasione dell’invio delle reciproche richieste (ad esempio al momento della compilazione e presentazione della modulistica di partecipazione alla gara).
Alcuni dati personali possono essere acquisiti da altri soggetti, tra cui:
- dati informatici, comprensivi dell’indirizzo di posta elettronica o i log di accesso alle piattaforme web utilizzate per la gestione dei servizi
- informazioni provenienti da elenchi tenuti da enti pubblici e istituzionali, assicurativi, bilaterali o equiparati o sotto il controllo dell’autorità pubblica in base a specifica normativa nazionale.
ASSM S.p.A. potrà verificare la veridicità delle informazioni rese dall’impresa partecipante anche mediante acquisizione di dati presso altre pubbliche amministrazioni (in via meramente esemplificativa, Procura della Repubblica, Tribunali, Prefettura, Ordini Professionali, Enti di Istruzione e formazione, Anagrafe antimafia, Agenzia delle Entrate, INPS, INAIL).
CATEGORIE DI DATI PERSONALI
In relazione alla procedura di aggiudicazione dell’appalto, possono essere raccolti dati personali identificativi, tra cui dati anagrafici, nome cognome, ragione sociale, indirizzo, email, telefono, codice fiscale e/o partita IVA, funzione (ruolo nella società), documenti attestanti l’iscrizione a un albo professionale o estratto del registro delle imprese, copia di documenti di identità, numero di conto bancario e coordinate del conto, dichiarazione sul fatturato globale e sul fatturato delle forniture e/o dei servizi ai quali si riferisce la procedura di aggiudicazione dell’appalto, certificazione dei contributi sociali e delle imposte versati, documenti che attestino l’esperienza professionale (curriculum vitae, copia di diplomi, certificati, referenze su attività professionali).
Salvo particolari disposizioni di legge non sono trattati dati personali qualificabili come “particolari”, ad esempio relativi alla salute.
Possono essere trattati, conformemente alle esigenze certificative in materia di appalti, dati personali relativi a condanne penali e reati, (in via meramente esemplificativa: autocertificazioni casellario giudiziario, carichi pendenti e dichiarazioni antimafia), eventualmente anche riguardanti i dipendenti e/o collaboratori e /o soggetti che ricoprono a diverso titolo cariche societarie delle imprese partecipanti.
FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati personali avviene per le finalità connesse alla:
- gestione della procedura e/o della gara per l’affidamento di lavori, per l’acquisto di beni, servizi e forniture, ivi compreso l’accertamento dei requisiti di idoneità morale / onorabilità e/o degli ulteriori requisiti soggettivi e presupposti interdettivi previsti dalla vigente normativa in materia di appalti;
- gestione dei rapporti precontrattuali e contrattuali che si dovessero instaurare all’esito della procedura
- gestione degli adempimenti degli obblighi di legge di natura amministrativa, contabile, civilistica, fiscale, tributaria, derivanti da normative nazionali, comunitarie e internazionali;
- assolvimento degli obblighi in materia di trasparenza dei dati e delle informazioni, in conformità a quanto disposto dalle normative vigenti e dalle Linee Guida emanate dalle autorità competenti;
- tutela in caso di contenzioso
- rendicontazione nei confronti degli Enti ai quali la normativa riconosce poteri di monitoraggio e controllo nei confronti di ASSM Spa
I dati possono inoltre essere trattati per finalità relative agli obblighi legali ai quali la nostra organizzazione può essere soggetta, ovvero:
- adempiere agli obblighi generali previsti dalla legge, dai regolamenti, dalla normativa comunitaria o da ordini impartiti dalle Autorità ed altre Istituzioni competenti
- dare seguito a richieste da parte dell’Autorità amministrativa o giudiziaria competente e, più in generale, di soggetti pubblici nel rispetto delle formalità di legge
Per le finalità di cui sopra il trattamento è necessario all’esecuzione di misure precontrattuali e all’adempimento di obblighi nascenti dal contratto, di cui l’interessato è parte (art. 6, par.1, lett. b) del GDPR), nonché, per adempiere ad un obbligo legale in capo al Titolare del trattamento (art. 6, par.1, lett. c) del GDPR) , che costituiscono le basi giuridiche del trattamento.
In relazione alla procedura di aggiudicazione dell’appalto il trattamento avviene per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento, in particolare per la gestione della procedura ad evidenza pubblica finalizzata alla selezione del contraente (art. 6 par. 1 lett. e) del GDPR).
Il trattamento dei dati relativi a condanne penali e reati la specifica base giuridica deve individuarsi negli artt. 10 e 6, par. 1, lett. c) del GDPR e nell’art. 2 octies, co. 3, lett. i) del D.Lgs. 196/2003.
MODALITÀ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento avviene mediante l’utilizzo di procedure e strumenti, anche informatici, idonei a garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati nei modi e nei limiti necessari per perseguire le predette finalità e nel rispetto delle misure di sicurezza tecniche ed organizzative adottate dalla nostra organizzazione.
I dati personali sono trattati esclusivamente da parte di personale autorizzato ed istruito, al quale è consentito l’accesso ai dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento.
I dati che risultano eccedenti o non pertinenti alle finalità del trattamento saranno cancellati o non utilizzati salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene.
PROCESSO DECISIONALE AUTOMATIZZATO E PROFILAZIONE
Non sono adottati processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.
DURATA DEL TRATTAMENTO
I dati personali trattati per la gestione della procedura di gara di appalto saranno conservati per tutta la durata della procedura e successivamente per un periodo massimo di 10 anni, salva l’ipotesi di contenzioso e/o verifiche da parte delle autorità di controllo e in tal caso sino alla completa definizione degli stessi.
I dati saranno trattati per tutta la durata del rapporto contrattuale instauratosi con ASSM S.p.A. ed anche successivamente, per l’espletamento di obblighi di legge e per finalità amministrative, nei termini previsti dalle vigenti normative, quali ad esempio i termini di tenuta della contabilità, i termini prescrizionali dalla definizione del rapporto e comunque dal momento in cui i diritti che ne dipendono possono essere esercitati, gli ulteriori termini derivati da un eventuale contenzioso, se questo comporta una proroga dei termini predetti.
SICUREZZA INFORMATICA
Eventuali dati informatici generati nell’esecuzione della procedura di appalto, tra cui i log di accesso ai servizi web e/o relativi indirizzi IP, potranno essere conservati in relazione al rischio presunto e/o rilevato e dalle conseguenze pregiudizievoli che ne derivano, ad eccezione delle misure adottate per rendere i dati anonimi o per limitarne il trattamento.
I dati saranno conservati con decorrenza dalla rilevazione dell’evento di pericolo o di violazione dei dati (data breach), per il tempo necessario a procedere alla notificazione all’Autorità della violazione dei dati rilevati e per adottare le relative misure di ripristino e messa in sicurezza.
OBBLIGO O FACOLTÀ DI CONFERIRE I DATI
Il conferimento dei dati è necessario per dare seguito agli adempimenti previsti per legge in relazione all’esecuzione della gara di appalto. Il mancato conferimento impedirà la partecipazione alla procedura di gara, la decadenza dell’aggiudicazione, nonché i successivi affidamento, stipula ed esecuzione del contratto.
DESTINATARI DEI DATI
AMBITO DI CONOSCENZA INTERNO ALL’ORGANIZZAZIONE
Possono venire a conoscenza dei Suoi dati le seguenti categorie di soggetti, interni alla nostra organizzazione: uffici amministrativi e di segreteria interni, addetti alla contabilità ed alla fatturazione, personale dipendente e collaboratori. Tutti i soggetti che accedono ai Suoi dati sono opportunamente autorizzati, istruiti e vincolati ad obblighi di riservatezza.
COMUNICAZIONE DEI DATI ALL’ESTERNO
I dati relativi all’affidamento dell’incarico potranno essere verranno diffusi, ad esempio tramite pubblicazione su web, nell’apposita sezione amministrazione trasparente del sito istituzionale www.assm.it, in relazione agli obblighi di trasparenza amministrativa di cui la nostra organizzazione è soggetta.
I Suoi dati potranno inoltre essere comunicati a:
- soggetti pubblici o privati che possono accedervi in forza di disposizione di legge, di regolamenti o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme (ad esempio: Autorità di controllo ed in genere tutti i Soggetti/Enti rispetto ai quali debbono essere effettuati accertamenti e verifiche sui fornitori richieste dalla legge)
- a soggetti nostri consulenti, organi di controllo, auditor e verificatori, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico presso la nostra organizzazione, previa designazione che impone doveri di riservatezza e sicurezza
- a soggetti che trattano dati per finalità ausiliari al rapporto che intercorre con noi, ovvero che svolgono o forniscono specifici servizi strettamente funzionali all’esecuzione di tale rapporto (ad esempio, servizi di imbustamento, stampa e spedizione, provider dei servizi di comunicazione elettronica o servizi web)
- a società, enti o associazioni, società controllanti, controllate, collegate o sottoposte a comune controllo, nonché tra consorzi, reti di imprese e raggruppamenti e associazioni temporanee di imprese e con i soggetti ad essi aderenti
- imprese di assicurazione e società di recupero crediti
La comunicazione dei Suoi dati personali è limitata esclusivamente ai dati necessari per il raggiungimento delle specifiche finalità cui sono destinati.
TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI AL DI FUORE DELL’UE
I Suoi dati personali non saranno trasferiti in terzi non appartenenti all’Unione Europea.
DIRITTI DEGLI INTERESSATI
In ogni momento l’interessato al trattamento potrà esercitare i diritti che Le sono riconosciuti, ai sensi degli artt. da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679, ovvero:
- chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali trattati;
- ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali trattati, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, il periodo di conservazione dei dati o i criteri utili per determinarlo;
- aggiornare o rettificare i dati personali, affinché siano sempre esatti;
- cancellare i dati personali quando non più necessari per le finalità del trattamento, qualora sussistano le condizioni di legge ed il trattamento non sia giustificato da altro legittimo motivo;
- limitare il trattamento dei dati personali, qualora ne sussistano le condizioni, tra cui l’inesattezza, l’opposizione al trattamento, il trattamento illecito.
- ottenere la portabilità dei dati, qualora il trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, ossia riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di trasmetterli ad un altro titolare del trattamento;
- opporsi al trattamento in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali, per motivi connessi alla situazione particolare dell’interessato,
- revocare il consenso, qualora fornito per specifiche attività di trattamento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;
- il diritto di proporre reclamo a un’Autorità di Controllo: fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziaria, il reclamo può essere presentato all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. Oppure, qualora ve ne siano le condizioni, tra cui la Sua diversa residenza o il diverso Stato membro presso cui sia avvenuta la violazione della normativa, presso le autorità di controllo stabilite in altro paese UE.
Qualora l’esercizio di uno dei diritti summenzionati (in particolare il diritto di limitazione o cancellazione) riguardi informazioni necessarie per la procedura di gara, l’esecuzione della richiesta può comportare l’esclusione della procedura di valutazione e di aggiudicazione.
Per esercitare tali diritti può rivolgersi, con richiesta rivolta senza formalità, al Titolare del trattamento, ASSM spa, i cui dati di contatto sono indicati all’inizio di questa informativa, che procederà in tal senso senza ritardo.
Qualora ASSM spa intenda avviare un trattamento dei dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa, provvederà, prima di procedervi, ad informarLa e ad ottenere, se necessario, il relativo consenso.
AGGIORNAMENTI
ASSM S.p.A. aggiorna le politiche e le prassi interne adottate nella protezione dei dati personali ogni qualvolta sia necessario ed in caso di modifiche normative e organizzative che abbiano rilevanza sul trattamento dei dati personali.
Ogni aggiornamento della presente informativa sarà reso disponibile tempestivamente e mediante mezzi congrui.